El cese del empresario en el ejercicio de sus funciones y/o el cierre de la sociedad no exime al empresario de la obligación de conservación de toda la documentación preceptiva. Si se ha producido por fallecimiento la obligación recae sobre los herederos, y si se trata de una disolución, sobre los liquidadores. Cuando se produce el cese de una actividad concreta, se deberá conservar por la empresa responsable determinada información en cumplimiento de obligaciones legales y para hacer frente a cualquier reclamación futura.

Para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), en especial con el principio de transparencia, tanto en el cierre de sociedad como en cese de actividad, se deberá informar al interesado (cliente, empleado, etc.) sobre el destino de sus datos.

Ante todo, es preciso recordar que el destino de los datos personales titularidad de la empresa varía en dependencia de si lo que se produce es una fusión, traspaso, holding, transformación, o bien la desaparición de la empresa por cierre o cede de actividad, siendo a este último al que nos vamos a referir en este artículo. Dado que el cierre implica la desaparición de la base de legitimación que habilitaba el tratamiento de datos personales, estos deberán suprimirse, a excepción de aquellos que deban ser conservados por los plazos legales establecidos para cumplir con requerimiento legales o judiciales. El procedimiento habitual cuando se trata de un cierre es el de enviar una comunicación a las personas interesadas (cuyos datos se tratan) indicando esta circunstancia, cumpliéndose así con el principio de transparencia.

La información referida también podrá facilitarse colocando carteles informativos en los locales a los que habitualmente acuden los clientes durante un tiempo razonable antes del cierre, pero no debe ser esta la única vía puesto que habrá clientes que podrían no acudir a la empresa en ese período de tiempo y no darse por informados sobre destino de sus datos.

Se debe prestar especial atención a la posibilidad que tiene el interesado de solicitar antes del cierre y supresión de datos, una copia de todos sus datos, la que deberá aportársele en formato estructurado y dentro del plazo máximo de un mes desde la solicitud.

A continuación, le ofrecemos información sobre las obligaciones y plazos de conservación para algunos de los documentos que gestionan las empresas:

• Contratos y documentación laboral (contratos, hojas de salarios, expedientes disciplinarios, etc.): mínimo 3, y las nóminas como mínimo 4 años pero lo recomendable de acuerdo a la ley 7/2012 de 27 de diciembre es conservarla documentación laboral durante 10 años.

• Documentación de la seguridad social (altas, bajas TC1, TC2, etc.): mínimo 4 años, lo recomendable son 6 años de acuerdo con el Código de Comercio.

• Documentación de prevención de riesgos laborales (plan de prevención, formación a empleados, etc.): mínimo 5 años, aunque los delitos relacionados con esta materia en su modalidad agravada podrían prescribir a los 10 años, por lo que se recomienda conservar 10 años.

• Documentación tributaria: mínimo 4 años, aunque los delitos relacionados con esta materia en su modalidad agravada podrían prescribir a los 10 años, por lo que se recomienda conservar 10 años.

• Documentación comercial (facturas, contratos, notas de gastos etc.): mínimo 6 años, aunque los delitos relacionados con esta materia en su modalidad agravada podrían prescribir a los 10 años, por lo que se recomienda conservar 10 años.

• Documentación de blanqueo de capitales: Los sujetos obligados conservarán durante un período mínimo de 10 años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo.

A esto debe agregarse que de acuerdo con el sector se debe conservar documentación específica como en el caso del sector sanidad en el que las historias clínicas en hospitales, las recetas y los libros oficiales en las farmacias, deben conservarse por plazos mínimos de 5 años, pero cuyo plazo máximo que puede variar con arreglo a lo que establezca su comunidad autónoma. Para el caso en el que la documentación médica pueda servir a la empresa para la defensa legal ante posibles y futuras denuncias penales en alguna modalidad agravada de delitos, no debería eliminarse antes de transcurrir los 10 años.

Por todo lo anterior, el cierre de la sociedad o cese de actividad no supone la desaparición de obligaciones y responsabilidades para el empresario, y esto también aplica a protección de datos. Si bien en este artículo te hemos facilitado unas bases mínimas, se recomienda el análisis de cada caso de forma individualizada y con enfoque sectorial para una mayor seguridad jurídica.

Lilliam Valenzuela