La aplicación definitiva del Reglamento General de Protección de Datos (“RGPD”), efectuada el 25 de mayo de este año, ha suscitado diversas dudas sobre la necesidad o no de firmar nuevos Contratos con los Encargados de Tratamiento. Es decir, si contratos firmados con estos profesionales antes de la aplicación del Reglamento mantienen su vigencia o si, por el contrario, han de firmarse nuevos contratos ajustados a la nueva normativa.
Antes de nada, conviene precisar qué es lo que entendemos por Encargado de Tratamiento de datos.
¿Quiénes son los Encargados de Tratamiento con los que firmar esos contratos?
Primero de todo, debemos concretar en qué consiste la figura del «Responsable del tratamiento» o, sencillamente, el «responsable» Se trata de “la persona física o jurídica […] que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento…”. Esta es la definición que ofrece el artículo 4 del Reglamento.
Explicado lo anterior, podemos decir que «Encargado del tratamiento» o «encargado» son conceptos que se refieren al tercero, a la persona física o a la jurídica, que tiene que tratar los datos de clientes, trabajadores, proveedores… de la empresa para prestarle un servicio.
Como principales ejemplos de este tipo de tratamiento de datos tenemos a la empresa que lleve la videovigilancia al tener acceso a cámaras que pueden tratar datos de imagen y voz, las gestorías laborales, fiscales y contables, las empresas de mantenimiento informático de los softwares que se utilizan, las empresas que llevan el mantenimiento de las webs…
¿Debo volver a pasar a la firma los Contratos?
Antes del 25 de mayo de 2018 las empresas, cumpliendo la legislación, tenían firmados sus Contratos con sus Encargados de Tratamiento, por tanto, la duda recurrente es: ¿debo volver a pasar los contratos a la firma?.
Recientemente, la Disposición Transitoria Segunda del Real Decreto Ley 5/2018, de 27 de julio, de medidas urgentes para la adaptación del Derecho español a la normativa de la Unión Europea en materia de protección de datos nos da la respuesta, y nos dice que:
“Los contratos de encargado del tratamiento suscritos con anterioridad al 25 de mayo de 2018 ….mantendrán su vigencia hasta la fecha de vencimiento señalada en los mismos y en caso de haberse pactado de forma indefinida, hasta el 25 de mayo de 2022.
Durante dichos plazos cualquiera de las partes podrá exigir a la otra la modificación del contrato a fin de que el mismo resulte conforme a lo dispuesto en el artículo 28 del Reglamento…”
Por tanto, aunque el primer párrafo transcrito nos indique su vigencia, debemos atender al segundo párrafo. Conforme a esto, se recomienda que, aunque existan contratos de encargado de tratamiento ya adaptados a los requisitos exigidos por el artículo 28 del RGPD, dichos contratos se vuelvan a pasar a la firma por los Encargados del Tratamiento para que su redacción esté conforme a la nueva legislación, ya que proporcionará una mayor seguridad jurídica si surgiera algún problema con los Encargados.
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