Es obligatorio formar y concienciar a los trabajadores en materia de protección de datos desde el punto de vista legal, como también es necesario desde el punto de vista operativo y estratégico. Si bien no existe un artículo que taxativamente diga “es obligatorio formar a la plantilla en protección de datos”, sí que existen numerosos preceptos en el REGLAMENTO (UE) 2016/679 de protección de datos (RGPD y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPGDD) que dejan clara esta obligación.
No se trata solo de cumplir con la normativa. La formación en protección de datos protege a tu empresa de sanciones, mejora la seguridad de tus procesos, reduce errores humanos y transmite una imagen profesional y responsable a tus clientes.
🛡️ Desde el punto de vista legal
- Existe una obligación legal directa reflejada en:
- Art. 39.1.b RGPD y 24 RGPD). El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que los responsables y encargados del tratamiento garanticen que el personal que trata datos personales está debidamente formado.📌 Art. 39.1.b RGPD: “El Delegado de Protección de Datos se encargará de supervisar la formación y concienciación del personal que participe en las operaciones de tratamiento.”
- Art. 88 de la LOPGDD: establece que los responsables y encargados del tratamiento deberán garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales hayan recibido la formación necesaria en materia de protección de datos, en especial en el ámbito de la desconexión digital.
- El Principio de responsabilidad proactiva reconocido en el artículo 5.2 y 24 RGPD exige esta medida, entre otras, para demostrar el cumplimiento. La empresa debe ser capaz de acreditar que su personal ha sido formado adecuadamente en protección de datos.
- Sanciones por incumplimiento: La falta de formación puede dar lugar a sanciones graves por parte de la Autoridad de Control de protección de datos, especialmente si el error humano o la negligencia del personal genera una brecha de seguridad o vulneración de derechos, cuando el trabajador involucrado en la conducta no ha recibido la formación adecuada en relación con las medidas que debe aplicar.
⚙️ Desde el punto de vista operativo
- Un equipo formado reduce considerablemente los riesgos de sanción: El factor humano es el mayor causante de brechas de seguridad (envío de emails a destinatarios erróneos, pérdida de documentación, uso indebido de datos, etc.) y de incumplimiento de normas internas que dan lugar a infracción. La formación reduce drásticamente estos errores, la gente se equivoca menos, y al ser conscientes de su responsabilidad, realizan esfuerzos para contribuir al cumplimiento del RGPD.
- Gestión eficaz de incidentes: Si el personal está formado, sabe cómo actuar ante una brecha de seguridad, ayudará a prevenir, detectar y notificar la misma, cuando proceda, cumpliendo con los plazos legales de notificación (72h según el art. 33 RGPD).
- Aumento de la confianza del cliente: Un equipo bien formado transmite seriedad y genera confianza en los clientes, especialmente si la empresa gestiona datos sensibles (salud, menores, financieros, etc.).
💼 Desde el punto de vista estratégico
- La formación genera una ventaja competitiva y reputación: Invertir en formación demuestra un compromiso con la ética y la legalidad, algo cada vez más valorado por los consumidores y empresas que exigen cumplimiento normativo a sus proveedores.
- Evidencia de diligencia ante inspecciones: Tener un plan de formación y registros de asistencia sirve como prueba en caso de auditoría o procedimiento sancionador. Puede ser un atenuante si ocurre una infracción.
